Verfahrensdokumentation – Was Sie wissen müssen

Seit diesem Jahr ist sie fester Bestandteil aktueller Betriebsprüfungen, die sogenannte Verfahrensdokumentation. Doch wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus und wie können Sie unerwünschte Nachzahlungen an das Finanzamt vermeiden?

Zielsetzung und Bedeutung
Die Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation besteht im Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze. Die IT-gestützte Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein.

Wichtig für Sie ist: Die Verfahrensdokumentation spiegelt nicht nur die Ablage Ihrer Dokumente in Papierform ab, sie beschreibt auch die Aufbewahrung und den Umgang mit digitalen Dokumenten. Das kann z. B. der Umgang mit Ihren Eingangsrechnungen sein, wie erhalten Sie diese, wo werden sie abgespeichert? Oder eine genaue Beschreibung der Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen, wer schreibt die Rechnungen, mit welchem Programm werden sie geschrieben?

Zusammenfassend kann man sagen, dass die Verfahrensdokumentation den gesamten Lebenszyklus des Geschäftsvorfalls begleitet, von der Aufzeichnung über die Bearbeitung bis hin zu der Aufbewahrung von Dokumenten, stets unter der Berücksichtigung der Unveränderbarkeit.

Konsequenzen bei zukünftigen Betriebsprüfungen
Die Finanzverwaltung hat sich mit der Verfahrensdokumentation ein Werkzeug geschaffen, das es Ihnen ermöglicht, schnell und einfach in eine Zuschätzung zu gelangen.

Denn es gilt: Können Sie keine Verfahrensdokumentation vorlegen, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zu einer Verwerfung der Buchführung führen kann.

Die daraus resultierende Konsequenz für Sie ist, dass auf Ihren Umsatz ein sogenannter Sicherheitszuschlag hinzu geschätzt wird, der zu Steuernachzahlungen in der Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und Einkommensteuer führt.

Es ist also unumgänglich, für Sie eine Verfahrensdokumentation verfassen zu lassen.